Als je in de fotografie zelfstandig gaat ondernemen dan zul je een aantal dingen in je administratie moeten gaan bijhouden. Welke dingen zijn dit eigenlijk, en hoe houd je dit bij?

Wanneer ben je ondernemer?

Zodra je officieel ondernemer bent geworden voor de belastingdienst zul je met een administratie moeten beginnen. Wanneer je precies ondernemer zou moeten/kunnen worden en wanneer je je moet inschrijven voor de kamer van koophandel leg ik je uit in onderstaand filmpje.

Wat moet je allemaal bij houden?

Aan het begin kan het best wel overweldigend zijn. Ineens moet je van alles bij gaan houden terwijl je amper weet hoe of wat, en van de website van de belastingdienst word je helemaal niets wijzer. Ik vond het zelf ook best wel spannend, dus toen ik echt begon met ondernemen heb ik een boekhouder gevraagd om mij op weg te helpen. Toen bleek het eigenlijk heel erg mee te vallen! Er zijn eigenlijk maar 4 dingen die je echt moet bijhouden. Het handigst is om dit in Excel te doen.

• verkoopfacturen
• inkoopfacturen
• reiskosten
• uren

Verkoopfacturen

Je verkoopfacturen zijn de facturen die je verstuurt naar je klanten. Deze moet je allemaal bijhouden, per kwartaal. Het is hierbij van belang om het factuurnummer, de datum, de naam van de kant en de omschrijving van het product goed te vermelden. Houd ook bij wanneer iemand de factuur daadwerkelijk betaald heeft.

Daarnaast schrijf je het bedrag van de factuur op, inclusief BTW en exclusief BTW.

Inkoopfacturen

Dit zijn de facturen die jij ontvangen en zelf betaald hebt. Als je bijvoorbeeld een camera hebt gekocht, of zelfs een paar werkschoenen die je bij al je fotoshoots gaat aantrekken, verwerk je de factuur van deze producten in een bestand. Let op, het moeten wel echt producten zijn die speciaal voor je bedrijf zijn aangekocht.

Dit doe je precies op dezelfde manier als je verkoopfacturen.

Reiskosten

Je reiskosten moet je ook gaan bijhouden! Dat betekent dus kilometers tellen. Elke keer dat jij voor je fotografie bedrijfje in de auto hebt gezeten kun je het aantal gereden kilometers noteren. Schrijf er ook de datum bij, waar je naar toe ging en wat je ongeveer ging doen. Aan het eind mag je al deze kilometers vermenigvuldigen met €0,19 en dat is je totaal aan reiskosten.

Uren

Ook je uren moet je gaan bijhouden. Dit is misschien wel het klusje waar je de meeste tijd aan kwijt bent. Houd bij wat je elke dag doet, en bij welke categorie die taak hoort. Mail, Facebook berichtjes antwoorden en facturen versturen behoort bijvoorbeeld onder ‘administratie’. Zo kun je later voor jezelf makkelijk checken hoeveel tijd je eigenlijk kwijt bent aan randklusjes en hoeveel tijd je daadwerkelijk aan fotografie besteed.

Dat was het!

Dat was alles wat je moet bijhouden! Dat valt best mee, toch? Als je zorgt dat je administratie netjes is, dan is aangifte doen een eitje, heb ik geleerd 😉

Hoe houd jij je administratie bij?